Blog Công Nghệ

Tổng hợp những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng email của hầu hết các người dùng dù cơ bản hay đã dùng 'mòn cả hòm email'. Bạn đọc cùng Blog Công Nghệ điểm qua những lỗi sử dụng dưới đây và tham khảo cách khắc phục nhé.

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi.

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0.

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”.

Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Lỗi sử dụng email này thường được mọi người nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

Theo Lifehacker